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思考讀書會))好書分享--開會開到死

作者
派屈克‧蘭奇歐尼(Patrick Lencioni )
--舊金山灣區知名(圓桌集團)企管顧問總裁
著作:董事會的前一夜、傑出高階主管的四大迷戀、團隊領導的五大障礙等書。

推薦文
包裹薄荷糖衣的會議指南—李岳奇(So-net執行長)
1.三個構面:
A:改善會議流程
B:改變議事內容 
C:改革與會者心態。
2.以(日、週、月、季)的時間序列為經,以(目的/方式)的會議主題為緯—架構出策略面、戰術面及執行面的軸線—會議電影化的應用

第一部—故事(寓言1)
一、回顧過去 主角:凱西→高爾夫球→易普軟體→大賣→平庸&陋習(散漫、毫無重點)
二、轉折點 十週年慶→上市→遊軟併購案(3條件:擁有自主經營權、留任原有團隊、保留品牌獨立)→遊軟股價大跌→亥瑞森參加會議(公司處處充滿疑惑、了無生氣的原因)→秘書懷孕→老友肯恩與凱薩琳的拜訪
三、主角 威爾的就任(三週前開始停止服藥)→亥瑞森的一封信(質疑凱西的管理能力,沒有效率毫無建樹的會議)

故事(寓言2)
四、開始行動 威爾的第一次會議(極至的無聊;問題是沒人在意? ) →熟悉一切(行政流程以及人際關係)→第二次會議(威爾想大叫住嘴)→終於說出口(花一小時談無意義的野餐而不討論關於設計品牌的事情)→情緒失調(停藥關係)→亥瑞森的第二次會議(威爾/11:30結束→大老闆五週後來驗收會議的改善狀況) →電影的啟發→會議全新的開始(缺席者的告誡)→電影與會議的關係(會議更加重要的原因是—會議決議會影響我們的後續作業)→讓會議精采的開始→增加衝突→缺少了什麼?

故事(寓言3)
→多種會議
1.每日報備會(5分鐘) 
2.每週戰略會(每人60秒簡單報告本周進行的主要三件工作,45分鐘)
3.每月策略會/機動策略會(主題明確,事前須做功課)
4.每季外地檢討會(2天、策略、競爭狀況、員工士氣、幕僚團隊的互動、優異員工、客戶滿意度等等長期影響公司的議題)

五、決議 →每月策略會(是否開發兒童市場的軟體/是否贊助職業高球循環賽)→充分討論→最後決議(凱西)

本書會議技巧彙整
1.會議的時間控制很重要。
2. 講重點。
3. 無充分資料可供決策時,不要浪費時間,待下次會議準備好資料再討論。
4. 不得遲到,或藉故不參加會議。
5. 重要的問題先討論。
6. 例行性的議題,或是無趣的問題,最後再談。
7. 不要打岔。
8. 不要花時間討論無關緊要的問題。
9. 會議裏面要有「衝突」,這邊的衝突是指需要解決的不安情境。
10. 遇到重要而可能引起衝突的議題時,不要逃避。
11. 衝突不在「怎麼做」,而是「何時做」。
12. 會議的開場很重要,必須能吸引大家的注意力。
13. 「探勘」:發現大家意見相左、但又不提出來討論的問題,就要逼大家提出來溝通,直到充分表        達為止。(開會時你說話嗎?) 14. 共識其實沒那麼容易達到,不同的意見充分表達後,應由老闆下最後決定,大家則全力配合。

第二部—模式(實務作法)
開會的兩難
問題一:(無聊)缺乏高潮迭起—電影衝突爆點(前10分鐘)
問題二:(效果不彰)缺乏架構—大雜會(四種會議的建議)

最大的挑戰:開會太多的迷思
關於會議的最後一點想法(每週戰略會的參考表格P253)

活動練習1
四種會議
活動練習2
活動名稱:傳閱問題

延伸閱讀—梅爾的6個效率開會法則
梅爾(Marissa Mayer)是誰?
--1周得開70個會
--Google頭號美女搜尋產品副總裁梅爾

面對大量的會議,梅爾有6個效率開會法則:
1.設定明確議題 2.指定會議記錄 3.分割會議時間 4.抓住面談時間 (4點半開始—一個半小時) 5.不說政治,只談數據 6.嚴守會議時間 (4呎大的投影時鐘)

以上資料由 思考讀書會 講師池倩芳 小姐 導讀編撰

池倩芳  Sindy
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